Loan Performer conserve un registre d'accès au système et les opérations effectuées pendant la période définie. Cela est très utile pour la sécurité du système et la récupération de transactions perdues.
Loan Performer fait le suivi d'accès au système et des opérations effectuées par chaque personne pendant la session. Cela constitue une bonne fonctionnalité de sécurité.
Vous pouvez toujours consulter la piste d'audit si vous avez activé le début de l'exercice comptable dans le menu Système\Configuration\Comptabilité. Cela est nécessaire s'il y a des irrégularités et que vous souhaitez découvrir la personne responsable. L'approbation de crédit se fait par étapes et chaque agent de crédit a une limite.
Générer la Piste d'audit
Pour cela, allez au menu Système\Piste d'audit, la boîte de dialogue suivante s'affiche:
Période de rapport: Définissez la période de rapport dans les champs Du... et au..... p.ex. "01/01/2012 au 28/01/2012". Remarquez qu'il s'agit de la date de saisie des transactions dans LPF et non pas la date de transaction.
Code d'agence: Loan Performer vous permet de générer la piste d'audit d'une agence particulière. Cela applique aux institutions ayant plusieurs agences et une base de données centralisée. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner l'agence ou bien activez la case Cocher pour toutes les agences pour prendre toutes les agences.
Agent de saisie: Vous pouvez tirer un rapport sur un agent de saisie particulier. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner l'agent de saisie ou bien activez la case Cocher pour tous pour prendre tous les agents de saisie.
Sélectionnez toute autre option supplémentaire nécessaire ou prenez les sélections par défaut.
Ordre: Sélectionnez l'ordre du rapport à partir du menu déroulant. Il y en a quatre options: "Date de saisie et utilisateur", "Nº de transaction", "Pièce comptable/reçu" et "Date de transaction".
Cliquez sur OK pour visualiser le rapport qui se ressemble à l'image suivante.
Si votre système est "en direct", il n'y aurait pas de différence entre la date de saisie ou la date de l'ordinateur et la date de transaction. Vous pourriez même avoir configuré Loan Performer pour ne pas permettre les opérations antidatées. Toutefois, cela n'est pas pratique et on pourrait avoir besoin de saisir des transactions antidatées d'un jour ou plus. Donc, serait - il possible de savoir quelles transactions ont été saisies à un jour particulier même si la date de transaction est différente?
Loan Performer a les rapports de 'Ventilation par compte' et de ‘Transactions’ dans le menu de ‘Comptabilité’. Ils nous montrent seulement les dates de transaction. Mais si vous souhaitez savoir les dates de saisie et par qui, rendez - vous sur la ‘Piste d'audit’ dans le menu ‘Système’.
Voilà une 'piste d'audit' produite pour les transactions saisies entre le 01/01/2010 et le 14/11/2014. Le champ ‘Période de rapport du:’ spécifie la période de saisie de transactions dans Loan Performer alors que ‘Date de transaction du:’ spécifie la date à laquelle la transaction a eu lieu.
Dans cet exemple, nous avons spécifié la même gamme de dates pour la période et la date de transaction. Si une transaction du 14/11/2014 a été saisie dans le système le 15/11/2014, elle n'apparaîtra pas.
Le rapport est trié par la date et l'agent de saisie. Ainsi, vous pouvez savoir qui a saisi quelle transaction financière. Vous pouvez voir que, le 13/11/2014, l'utilisateur ‘Performer’ a saisi 2 transactions antidatées du 01/01/2010. Le 14/11/2014, le même utilisateur a saisi 2 transactions avec la même date de transaction du 14/11/2014.
En plus, vous pouvez voir la différence entre les champs ‘Période de rapport du:’ et ‘Date de transaction du:’ en changeant les dates du dernier au 01/01/2010 pour le début et la fin de période. Dans le rapport ci - dessous, vous allez constater qu'une seule transaction apparaît pour la période spécifiée: la transaction antidatée saisie le 13/11/2014 avec une date de transaction du 01/01/2010.
Ps. Remarquez que la gamme de dates spécifiée inclut les dates indiquées.
